Что такое регламентирующие документы в компании — формальность или инструмент управления? Как построить регламентную базу так, чтобы она помогала развивать бизнес, а не превращалась в бюрократический балласт? Какие этапы должен пройти документ от инициации создания до внедрения? И как технологии помогают поддерживать регламенты в актуальном состоянии, без бесконечных согласований и устаревших версий?

Все ответы — в нашей электронной книге.

Содержание

Содержание…………………………………………………………………………………………………………………………………. 1

Введение…………………………………………………………………………………………………………………………………….. 2

Зачем бизнесу нужна регламентная база…………………………………………………………………………………………. 2

Принципы и правила формирования……………………………………………………………………………………….. 2

Требования к оформлению……………………………………………………………………………………………………. 3

Сроки действия……………………………………………………………………………………………………………………. 3

Как понять, что РД создан и работает по правилам…………………………………………………………………… 3

Уровни регламентирующих документов…………………………………………………………………………………… 3

Виды регламентирующих документов……………………………………………………………………………………… 3

Нормативно-методическая база по регламентирующим документам……………………………………………………. 4

Кто работает с регламентирующими документами…………………………………………………………………………….. 5

Жизненный цикл регламентирующего документа………………………………………………………………………………. 6

Решение Directum «Регламентирующие документы»………………………………………………………………………….. 7

Возможности в поставке с искусственным интеллектом………………………………………………………………….. 8

Введение

Регламентирующие документы — это внутренняя нормативная база, на которую опирается управление компанией. Они закрепляют правила работы, распределяют ответственность, описывают права и обязанности сотрудников.

Формально закон не требует от бизнеса создавать в организации полную регламентную базу. Но на практике без нее не обходится ни одна компания. Одни документы обязательны по закону — например, инструкции по охране труда, локальные акты по защите персональных данных, учетная политика. Другие нужны для того, чтобы сотрудники одинаково понимали, как выполнять задачи и взаимодействовать между собой.

Регламентирующие документы помогают компаниям работать системно. Их актуальность особенно заметна сегодня, когда организациям приходится работать в условиях:

• Роста требований законодательства. Всё больше сфер деятельности регулируется отдельными нормами: защита персональных данных, охрана труда, финансы, безопасность. Чтобы пройти проверки и избежать штрафов, нужны актуальные документы.
• Усложнения бизнес-среды. Филиалы, удаленные сотрудники, аутсорс, качественно управлять которыми без единых правил и процедур бывает сложно.
• Необходимости снижать риски и затраты. Регламенты помогают быстрее вводить сотрудников в работу, фиксировать опыт, упорядочивать взаимодействие и защищать компанию при спорах.

Эта книга — методический сборник о том, как компания может создать и поддерживать регламентную базу так, чтобы она работала на бизнес.

Зачем бизнесу нужна регламентная база

Регламентирующие документы (РД) — внутренние нормативные акты компании, регулирующие ее деятельность в различных сферах. Такие документы определяют порядок работы организации, ответственность персонала и руководителей, их права и обязанности. Сфера юрисдикции регламентирующих документов ограничивается конкретной компанией.

В управлении бизнесом много повторяющихся функций и процессов. Чтобы все сотрудники действовали по единым правилам, создается регламентная база. Это набор согласованных документов, которые формируют общие правила работы для всей организации.

Регламентирующий документ разрабатывают, когда:

• нужно описать и упорядочить процесс или участок работы;
• в старом документе накопилось много изменений, и проще подготовить новый;
• есть несколько похожих документов, и их удобнее объединить в один.

Регламентная база помогает компании работать управляемо и прозрачно. Она задает общие правила, формирует корпоративную культуру и делает взаимодействие сотрудников понятным. Благодаря ей проще вводить новых людей в работу и заменять коллег без потерь в качестве. Кроме того, регламентирующие документы фиксируют правовые нормы и защищают организацию при проверках и спорах.

Принципы и правила формирования

Документы разрабатываются с опорой на законы и нормативно-правовые акты (НПА). Но они не дублируют внешние правила, а уточняют, как применять их внутри компании.

Основаниями для издания регламентирующих документов могут быть:

• законы и другие нормативные акты РФ (указы Президента, постановления Правительства, акты федеральных ведомств);
• законы и нормативные акты субъектов РФ;
• внутренние документы организации (ранее изданные внутренние распорядительные документы).

Важно

Регламентирующие документы не должны содержать информацию из других систем документации и смешивать разные области.

согласованы между собой		не противоречат друг другу
структура отражает актуальные процессы и продукты	Регламентирующие документы	описание прозрачное и понятное
	работает правило: один процесс — один документ

Требования к оформлению

Все внутренние документы должны быть оформлены единообразно, написаны в деловом стиле с точными юридическими и техническими формулировками. Они должны быть актуальны, непротиворечивы и поддерживаться системно. Для этого в компании нужно положение, которое определяет правила их создания, согласования, утверждения и актуализации.

Сроки действия

РД могут быть постоянными или временными. Сроки пересмотра постоянных документов определяются либо внешними нормами, либо устанавливаются самой организацией — как правило, раз в пять лет, но при необходимости могут быть короче, например один или три года.

Как понять, что РД создан и работает по правилам

Документ принят установленным порядком и официально действует в организации
Все работники ознакомлены, факт подтвержден подписью
Документ доступен и сохраняется в течение установленного срока
Есть возможность внесения изменений или отмены

Уровни регламентирующих документов

Регламентирующие документы разделяют на 3 уровня с учетом подчиненности и функции:

1. Концептуальный уровень — устанавливают базовые, концептуальные основы дальнейшей реализации процессов организации. К ним относятся:
2. концепция;
3. политика;
4. стратегия;
5. кодекс.
6. Операционный уровень — содержат правила административной и служебной деятельности в рамках согласованных рабочих процессов, которые обеспечивают достижение заявленных целей. К ним относятся:
7. положение;
8. регламент;
9. правила;
10. инструкции.
11. Технологический уровень — это вспомогательные документы, уточняющие и описывающие отдельные процессы операционных документов. К ним относятся:
12. стандарт;
13. методика;
14. технологическая карта.

Виды регламентирующих документов

Концепция — описывает цели и задачи, показывает ценность результата. Может касаться всей компании или отдельного направления, проекта, продукта.

Стратегия — план достижения долгосрочных целей, укрепления положения компании или направления.

Политика — набор правил и принципов, кто что делает и как, чтобы достичь цели.

Кодекс — свод правил для одной сферы, определяет принципы, которых должны придерживаться все.

Положение — определяет место объекта в структуре и порядок выполнения работ, права и функции.

Регламент — описывает процесс: роли, последовательность действий, сроки, взаимодействие подразделений.

Порядок — фиксирует последовательность действий внутри процесса.

Инструкция — пошаговое описание действий участников процесса или процедуры.

Правила — устанавливают условия и критерии выполнения операций, требования к помещениям, режиму труда и поведению сотрудников.

Методика — раскрывает способы и приемы выполнения операций.

Стандарт — задает правила, характеристики и нормы, эталонный вариант процесса, продукта или услуги.

Технологическая карта — графическое отображение процесса с исполнителями, сроками, документами и взаимосвязями между подразделениями.

Нормативно-методическая база по регламентирующим документам

Единого свода нормативных требований к регламентирующим документам нет, поэтому на практике мы рекомендуем опираться на следующие инструкции, ГОСТы и методические материалы.

1. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 N 44
2. Раздел III «Подготовка и оформление отдельных видов документов» п. 3.1 – 3.14 описывает правила подготовки и оформления ЛНА.
3. ГОСТ Р 7.0.97-2025. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Требования к оформлению документов
4. Описывает правила оформления документов.
5. ГОСТ Р 2.105-2019. Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам
6. Содержит требования к текстовым документам.
7.  ГОСТ Р 59795-2021. Информационные технологии. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Требования к содержанию документов
8. Содержит требования к содержанию документов, сопровождающих информационные системы (для оценки документации, которую готовят подрядчики).
9. ГОСТ 34.602-2020. Информационные технологии. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы  
10. Содержит требования к содержанию технического задания (для оценки документации, которую готовят подрядчики).
11. ГОСТ Р 52294-2004. Информационная технология. Управление организацией. Электронный регламент административной и служебной деятельности
12. Описывает общие принципы разработки регламентирующих документов.
13. ГОСТ 7.32-2017. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления
14. Содержит требования к текстовым документам.
15. Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации (Росархив, 1998)
16. Требования к текстовым документам. Содержит рекомендации по разработке унифицированных альбомов, формулировки для унификации документов.
17. Методические рекомендации по юридико-техническому оформлению законопроектов, утв. Аппаратом Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации
18. Требования к текстовым документам.
19. Методические рекомендации по лингвистической экспертизе законопроектов. — М.: Издание Государственной Думы, 2013.
20. Требования к текстовым документам.

Кто работает с регламентирующими документами

Инициатор — сотрудник или руководитель, который видит необходимость в новом документе или изменении существующего. Он формулирует задачу: зачем нужен документ, какие вопросы должен регулировать, для каких подразделений или процессов он предназначен. Часто инициатор сам же становится исполнителем и готовит проект документа

Исполнитель — автор текста. На основе задачи от инициатора он подготавливает проект документа, собирает данные, анализирует требования законодательства и корпоративные стандарты, описывает порядок действий. Эту роль может выполнять любой сотрудник подразделения, процесс которого регламентируется.

Методологическая служба/отдел качества — отвечает за то, чтобы вся совокупность документов оставалась актуальной и непротиворечивой: ведет реестр, следит за сроками пересмотра, организует процесс отмены устаревших версий и хранение архивов.

Согласующие — это сотрудники, которые проверяют проект документа в рамках своей компетенции. Их состав может различаться в зависимости от процесса, а основная задача — убедиться, что документ не противоречит нормам и соответствует интересам компании. Обязательными участниками всегда являются юристы, оценивающие нормативное соответствие и правовые риски, и специалисты по делопроизводству, проверяющие корректность оформления.

Дополнительные согласующие — это сотрудники, к которым основные согласующие направляют проект документа для уточнения. Например, если документ отправлен начальнику отдела, он может передать его в подчиненные службы, от которых требуется дополнительное согласование.

Утверждающее лицо — руководитель организации или его заместитель в соответствии с приказом о распределении обязанностей, который принимает окончательное решение и придает документу юридическую силу.

Работники организации — ознакамливаются с РД под подпись и обязуются применять их в работе.

Жизненный цикл регламентирующего документа

Жизненный цикл регламентирующего документа устроен последовательно, он включает этапы, каждый из которых влияет на качество будущего документа и его практическую ценность.

Этап 1. Инициирование регламентации процесса — формирование инициатором запроса на создание регламентирующего документа.

Этап 2. Принятие решения о регламентации — предварительное изучение процесса, участников и действующих документов. Формируется заключение о необходимости регламентации.

Этап 3. Разработка документа — создание проекта документа и приказа о его введении в действие по установленным правилам.

Этап 4. Согласование документа — экспертиза проекта документа и приказа. Рецензенты дают замечания или согласовывают документ.

Этап 5. Введение в действие — рассмотрение проекта документа и приказа уполномоченным лицом, подписание и утверждение документа.

Этап 6. Внедрение — исполнение приказа, публикация документа и ознакомление с ним сотрудников.

Этап 7. Управление изменениями — мониторинг документа после внедрения, учет законодательных изменений, рассмотрение предложений по актуализации. При необходимости документ может быть отменен.

Этап 8. Хранение — финальная стадия жизненного цикла регламентирующего документа. Подразумевает соблюдение ряда требований, чтобы документ был доступен при проверках и сохранял юридическую силу на всем сроке архивного хранения.

Согласование — один из самых уязвимых этапов жизненного цикла регламентирующего документа. Именно здесь проект чаще всего застревает или превращается в «бесконечную версию».

Проблемы, которые могут быть вам знакомы:

• Отсутствие регламентированных процессов по срокам и порядку согласования. Не определено, кто согласует первым, как распределяются роли по рангу, одновременно или поочередно работают согласующие. Из-за этого процесс затягивается.
• Низкое качество замечаний. Вместо аргументированных правок с примерами и ссылками участники задают вопросы или высказывают субъективное «не нравится», что приводит к бесконечному обмену документом.
• Неограниченные циклы согласования. Если количество кругов никак не зафиксировано, документ может возвращаться на доработку бесконечно, что снижает внимание участников и затягивает сроки.

Что поможет улучшить и ускорить согласование:

• Анализ узких мест: Определите, на каком этапе чаще всего возникают задержки, и скорректируйте процессы. Порядок и процедуры согласования отдельных видов документов должны уточняться и регламентироваться в конкретных инструкциях, правилах и других внутренних нормативных актах организации.
• Мониторинг прохождения документа по маршруту и накопление статистики, в которую можно включить оценки производительности конкретных согласующих. Можно составить список вопросов: Например, сколько времени уходит на согласование, как часто привлекаются дополнительные согласующие, почему они привлекаются, может, их надо включить в основной маршрут и т.д. Если говорить о практике согласования, то для большинства документов достаточно 1-2 дня на один круг. Если это большие, объемные документы, то 5. Все зависит от объема текста, который надо посмотреть. Важно и четко регламентировать зоны ответственности подразделений. Список согласующих зависит от типа документа, не стоит перегружать процесс согласования лишними звеньями.
• Обучение сотрудников: регулярно проводите тренинги по эффективному согласованию и управлению документами. Зафиксируйте лучшие практики по согласованию документов (например, управление циклами согласования повышает управляемость бизнес-процесса, значительно снижает нагрузку на участников, помогает управлять сроками согласования.
• Обратная связь: Собирайте мнения участников процесса, чтобы совершенствовать систему. На начальном этапе это займет время, но постепенно объем корректировок стабилизируется и будет занимать минимум времени

Практические решения, которые могут помочь в работе:

• Четко фиксировать перечень согласующих еще на этапе планирования, исходя из реальных рисков и значимости документа.
• Разделять обязательные и рекомендательные комментарии. Обязательные — в зоне компетенции (юридическая сила, безопасность, финансы). Остальное может носить консультативный характер.
• Требовать аргументированные правки. Любое замечание должно содержать не только проблему, но и предложение решения.
• Стандартизировать формат согласования. Например, все комментарии ведутся в системе электронного документооборота с пометкой «обязательное/рекомендательное».
• Внедрять контроль сроков. Каждый согласующий получает ограниченное время на работу с документом, после чего считается, что возражений нет.
• Применять версионность. Если правки значительные, фиксируется новая редакция, чтобы не терять прозрачность истории согласований.

Это лишь один из этапов, где часто возникают сложности. На практике проблемы могут встречаться на каждом шаге жизненного цикла регламентирующих документов. Чтобы системно разобраться в этих вопросах, потребуется погружение в предметную составляющую.

Наша компания подготовила семинар-интенсив, где эксперт подробно разбирает типовые ошибки и лучшие практики работы с РД, а также показывает, как выстроить прозрачные и управляемые процессы.

Решение Directum «Регламентирующие документы»

Комплексный инструмент для организации процесса работы с регламентирующими документами от планирования выпуска до актуализации и хранения.

Возможности искусственного интеллекта

Directum СЭД+ со встроенными интеллектуальными сервисами  — это расширение стандартных возможностей системы. ИИ автоматизирует рутинные задачи и снижает нагрузку на сотрудников.

Инструменты, которые работают прямо в системе

Поиск информации

В организациях может накапливаться большое количество регламентирующих документов. Ориентироваться в таком объеме информации непросто. Чтобы быстро найти нужную, применяется вопросно-ответный поиск с помощью генеративного ИИ.

Формулировать вопрос можно в свободной форме. ИИ проанализирует все подходящие документы и подготовит краткий ответ со ссылкой на источники:

Создание черновиков документов

Генеративные модели помогут сформировать черновик будущего документа. Для этого используется запрос сотрудника и подключенные источники — внутренние стандарты, нормативные акты, методические рекомендации, ГОСТы. Черновик получится содержательным и сразу приближенным к нужному формату.

Формирование аннотации

Перед отправкой на согласование или ознакомление нейросеть формирует краткую аннотацию. Это даст возможность быстро понять суть документа без необходимости читать его полностью.

Сравнение версий регламентирующих документов

Чтобы на новом круге рецензирования не перечитывать весь текст и посмотреть только внесенные правки, сотрудники применяют интеллектуальное сравнение документов. Сравнивать можно как две версии одной редакции, так и две редакции документа при его актуализации. При этом документы могут быть в разных форматах, например, в PDF, DOCX или JPG.

После сравнения в системе формируется PDF-отчет, в нем значимые различия версий выделяются цветом. Подробная информация отражается в примечаниях к фрагментам.

Закажите демонстрацию решения «Регламентирующие документы», чтобы убедиться в выгодах самостоятельно.